Iratkezelés átvilágítása

Szolgáltatásaink részeként iratkezelés átvilágítást is vállalunk, mely segítségére lesz az esetleges hibák, problémák feltárásában és az új, hatékonyabb koncepció kialakításában.
Az iratkezelés átvilágítása során felmérjük az aktuális igényeket, a tárolási körülményeket, megvizsgáljuk az éves szinten keletkező iratok mennyiségét és elemezzük a meglévő irattárolási rendszert. Ezt követően összegezzük tapasztalatainkat és javaslatokat teszünk arra vonatkozóan, miben érdemes változtatásokat eszközölni.

Iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése, aktualizálása

Cégünk vállalja megrendelői részére az iratkezelésük teljes folyamatát átfogó iratkezelési szabályzat és a kapcsolódó irattári terv aktuális jogszabályoknak megfelelő elkészítését, illetve igény szerinti aktualizálását.

Az iratkezelési szabályzat elkészítése nagy szakértelmet kíván, ami a hatályos jogszabályok, előírások és az egyéni jellemzők összefésülésével történik. Az első lépések egyike az adott szervezet dokumentumkezelésre vonatkozó jogszabályok kigyűjtése, majd az aktuális iratkezelési gyakorlat átvilágítása következik. Ezután jöhet a szabályok és a meglévő gyakorlat összevetése. Az irattári szabályzat megírásánál lehetőség van pozitív irányba változtatni a kialakult gyakorlaton és hatékonyabbá tenni az iratkezelést.
Az iratkezelési szabályzat minden egyes lépést előír az iratok megfelelő kezelésével kapcsolatban. Elősegíti az átlátható irattárolást, betartásával megkímélhetjük magunkat a hosszadalmas keresgélésektől.
Forduljon hozzánk bizalommal, ha segítségre van szüksége cége iratkezelési szabályzatának elkészítésével kapcsolatban!

Iratszállítás

Az iratokat az átadás-átvételi jegyzőkönyv, illetve az iratjegyzék alapján, a jegyzéknek megfelelő szintű (dobozszintű, vagy lapszintű) átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vesszük át. Az átadás-átvétel során munkatársaink tételesen leellenőrzik, hogy az iratjegyzéken található dobozok mindegyikét átvették-e és tartalmuk megegyezik-e az iratjegyzékben szereplő adatokkal. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmazza: az átadás-átvétel időpontját, az átadás-átvétel helyét, az átadás-átvétel résztvevőit, az átadás-átvétel tárgyát, az átadott iratanyag pontos menyiségét(db, doboz és folyóméter), az átadott iratok jegyzékét. Az átadás szintjének megfelelően felelőséget vállalunk az iratanyagok kikereséséért és meglétéért. Az iratok általunk történő szállítása irattárunkba zárt teherautóval történik, rakodómunkások igénybevételével.

Iratrendezés

A Pre-Logistic Zrt. biztosítja a szakképzett munkaerőt, amellyel a professzionális iratrendezés, illetve bedobozolás megoldható. Az iratrendezés során munkatársaink az egyes dobozok tartalmáról tételes listát készítenek (iratjegyzék/iratnyilvántartás), amelyet excel formátumban, nyomtatva, illetve CD-én Ügyfeleink rendelkezésére bocsátanak. Hagyományos esetben az iratjegyzék/iratnyilvántartás az alábbi mezőket tartalmazza: archiváló doboz száma, vonalkód száma, szervezeti egység, ügykör, iratanyag tárgya, keletkezés ideje, őrzési idő, selejtezési idő, megjegyzés. A fent megadott adatok alapján készül az egyes archiváló dobozokra az etikett, amely könnyíti a visszakeresést. Mindezen adatbázis adja a későbbi visszakeresés alapját.

Betárolás

A betárolást megelőzően, az iratanyagok a megadott ondódi telephelyen betárolásra kerülnek, amely folyamat során a rendezett doboz felkerül végső helyére a polcrendszerre. Mindezen folyamatról dokumentáció is készül, amely során az iratjegyzékben/iratnyilvántartásban feltűntetésre kerül minden egyes doboz tárolási koordinátája (sor/egység/polc).

Irattárolás (bértárolás) és adatszolgáltatás (iratkikérés)

Az iratok rendezett tárolása az általunk biztosított telephelyen a tűz, vagyon, adatbiztonsági előírásoknak megfelelően történik. Biztosítjuk megbízóink részére az igény szerinti adatszolgáltatást fizikai (az adott doboz vagy dosszié kiszállításával), vagy elektronikus formában (faxon, e-mailen). Emellett külön kérésre biztosíthatunk WEB-es irattári nyilvántartást is. Az adatszolgáltatás során rugalmasan alkalmazkodunk Megrendelőink igényeihez, akár 2 órán belül vállaljuk az iratok, dokumentumok rendelkezésre bocsátását.

Iratselejtezés

A nem irattározandó és/vagy megsemmisítendő iratanyagokkat évente, vagy eseti megbízás okán, a hatályos jogszabályok alapján leselejtezzék. A selejtezett iratokról selejtezési jegyzőkönyvet készítünk, melyet a selejtezési bizottság tagjaival felülvizsgáltatunk és (levéltári illetékességi körbe tartozó iratok esetében) az illetékes levéltár szakemberével záradékoltatunk.

Iratmegsemmisítés

A leselejtezett iratok szigorú szabály szerinti biztonságos megsemmisítéséről gondoskodunk, az adatvédelemi, titoktartási és környezetvédelemi jogszabályok figyelembevételével. A kiselejtezett iratanyagot zárt technológiával, szigorú eljárási renddel, zúzással, vagy égetéssel a megfelelő körülmények között munkatársaink vagy partnereink megsemmisítik. A munkafolyamatról minden esetben iratmegsemmisítési vagy megsemmisülési jegyzőkönyv készül. Igény szerint a folyamat Partnereink számára személyesen is megtekinthető, illetve videofelvételt is készítünk az iratmegsemmisítésről.

Irattáraink:

4030 Debrecen, Rigó utca 1.
Területe: 1200 m²

4030 Debrecen, Diószeghy utca 1.
Területe: 300 m²

5000 Szolnok, Kandó Kálmán tér 1.
Területe: 1104 m²

1143 Budapest, Kacsóh Pongrác út 141.
Területe: 370 m²